Excel: breve guida per diventare dei pro

• Numero: potete impostare il numero di posizioni decimali, il separatore delle migliaia e di colorare il numero in rosso nel caso in cui fosse negativo (o positivo);
• Contabilità: è particolarmente utile se dovete lavorare con valori economici;
• Percentuale: questo formato lo potete impostare “automaticamente” nel momento in cui scrivete nella cella, vi basterà infatti riportare il simbolo % dopo il numero.

In un foglio di Excel è poi possibile svolgere operazioni e espressioni matematiche sfruttando i segni +, -, / e * riponendo una particolare attenzione all’utilizzo delle parentesi, se queste infatti non vengono utilizzate all’interno di un’equazione l’algoritmo applicherà le precedenze matematiche e correte quindi il rischio di ottenere un risultato non corretto. 

All’interno di un foglio potreste dover svolgere più volte uno stesso calcolo e forse sfruttando più volte una stessa cella, per evitare di perdere troppo tempo con questa operazione potete sfruttare un comando che vi permette di bloccare una cella semplicemente cliccando fn e f4 contemporaneamente dopo aver selezionato la casella che deve rimanere fissa. Nel video vedrete il comando fn+f4 all’opera in un prodotto che deve essere svolto in ogni colonna, operazione in cui per velocità si “trascina” giù la cella posizionando il cursore nell’angolo destro in basso che cambierà forma e cliccando si porta la selezione fino all’ultima cella in cui si deve svolgere l’operazione. 

Se questa procedura deve essere svolta fino all’ultima riga della tabella è possibile fare doppio clic sempre nell’angolo in basso a destra nel momento in cui il cursore cambia la sua forma. Questa procedura è più difficile a dirsi che a farsi, nel video potrete vederla all’opera e capire perché è così importante soprattutto nel momento in cui vi troverete a lavorare con tabelle molto grandi.

Prima di fare una breve descrizione delle operazioni che vi mostriamo nel video vorremmo darvi due consigli:

• In primo luogo non tutte le funzioni vi saranno chieste ogni giorno e quindi qualcuna potreste non conoscerla, perciò se cercate una funzione che svolge una specifica operazione cliccate nella sezione Formule sotto la divisione “Libreria di funzioni”, qui le troverete tutte raggruppate per aree tematiche (es. Matematica e trigonometria, Logica, Finanza …);
• In secondo luogo può essere difficile ricordarsi la struttura di una funzione, soprattutto se questa non la applicate tutti i giorni, in questo caso però ci viene incontro Excel. Quando infatti scrivete una formula una volta aperta la parentesi appena sotto la cella vi compare la struttura molto sintetizzata che deve avere l’argomento della funzione e la selezione in grassetto dell’input che state scrivendo in quel momento. In questo caso ci si deve ricordare che una funzione può richiedere diversi input e per questo si effettua una separazione tra l’uno e l’altro utilizzando il simbolo (;).

Anche in questo caso è più facile a farsi che a dirsi, soprattutto quanto vi abbiamo detto nel secondo punto lo potrete osservare nel video.

Abbiamo poi analizzato le seguenti funzioni:

• Operatore di concatenamento: permette di affiancare in un’unica cella i contenuti delle celle selezionate sfruttando l’operatore & che viene ripetuto tra le coordinate di una cella e l’altra;
• valori: questa funzione conta quante tra le celle selezionate contengono un valore, ovvero un numero, una lettera, una parola, un simbolo;
• numeri: questa funzione conta quante tra le celle selezionate contengono un numero (vengono conteggiate anche le celle che contengono una data o un’ora);
• vuote: questa funzione conta quante tra le celle selezionate sono vuote;
• Somma: si sommano i numeri contenuti nell’intervallo selezionato;
• Media: viene calcolata la media dei numeri contenuti nell’intervallo selezionato;
• più.se=(intervallo in cui si deve svolgere l’operazione di somma; intervallo di celle in cui si ha il criterio 1; criterio 1 da rispettare; intervallo in cui si ha il criterio 2; …): la struttura che deve avere la funzione ve la abbiamo riportata tra parentesi, questa operazione permette di fare la somma di un particolare gruppo di celle solo nel momento in cui queste rispettano i criteri definiti da noi all’interno della stessa formula. Come vedrete nel video il criterio lo potete impostare selezionando una cella oppure scrivendolo direttamente mettendolo però tra “” (es. il criterio può essere >250 quindi se lo volete scrivere direttamente senza sfruttare una cella dovrete riportare “>250”);
• più.se=(intervallo in cui si deve svolgere l’operazione di media; intervallo di celle in cui si ha il criterio 1; criterio 1 da rispettare; intervallo in cui si ha il criterio 2; …): questa operazione permette di fare la media di un particolare gruppo di celle solo nel momento in cui queste rispettano i criteri definiti da noi all’interno della stessa formula. Le considerazioni che vi abbiamo riportato nel punto sopra per il criterio valgono anche in questo caso;
• più.se=(intervallo in cui si deve verificare il criterio 1; criterio 1; …): questa operazione conta quel particolare gruppo di celle che rispettano i criteri definiti da noi all’interno della stessa formula. Le considerazioni che vi abbiamo riportato nel punto sopra per il criterio valgono anche in questo caso;
• Se=(condizione da verificare; risultato se la condizione è vera; risultato se la condizione è falsa): in questo caso i due risultati possibili che possono essere mostrati dalla cella al termine dell’operazione devono essere riportati tra “” a meno che non siano numeri. In questo caso dovete fare attenzione agli spazi che non devono essere presenti nella formula per evitare che Excel vi segnali un errore. In questa formula potete anche sfruttare gli operatori logici E e/o O (es. =se(E(cella1=condizione1; cella2=condizione2); risultato se le condizioni sono vere; risultato se le condizioni sono false) );
• errore=(valore; valore se si ha l’errore): in questa funzione si può sfruttare la funzione se annidata;
• Max: permette di trovare il numero massimo nell’intervallo di celle selezionato;
• Min: permette di trovare il numero minimo nell’intervallo di celle selezionato;
• vert=(valore che si vuole cercare; matrice della tabella che si vuole analizzare stando attenti che il valore che si vuole cercare sia presente nella prima colonna; numero della colonna in cui vogliamo trovare il risultato; FALSO o 0 oppure VERO o 1): nella quarta condizione potete selezionare: FALSO o 0 per una corrispondenza esatta del risultato. VERO 0 1 per una corrispondenza approssimativa del risultato, un risultato che quindi rientrerà in un range più ampio.

Noi vi consigliamo quasi in tutti i casi di scrivere FALSO o il numero 0.

• Convalida dati: questa funzione permette di evitare che l’utente riporti un valore che non rientra nell’intervallo di riferimento, eventualmente anche personalizzando il messaggio di errore. Per attivare questa funzione si deve selezionare la casella, andare nella sezione Dati e nella divisione Strumenti dati cliccare su Convalida Dati e poi modalità Elenco selezionando l’intervallo di celle dei valori fra cui l’utente deve scegliere;
• Rimuovi duplicati: questa funzione, che trovate in Dati, Strumenti Dati e Rimuovi Duplicati, permette di rimuovere i duplicati da un intervallo di caselle selezionate.

Nel video inoltre potrete trovare i passaggi da seguire per ordinare una tabella, operazione che risulta essere particolarmente utile nel caso in cui dovete classificare e analizzare dei valori. Infine vi abbiamo mostrato come realizzare una tabella pivot che permette di sintetizzare grandi quantità di dati seguendo le queste indicazioni o tips:

• Per realizzarla senza errori è importante che la tabella di partenza sia isolata dal almeno una riga e 1 colonna dal resto del foglio e che al suo interno non ci siano colonne vuote;
• È possibile modificare l’intervallo di caselle nel caso in cui non fosse corretto;
• Per poter lavorare sulla tabella si deve fare tasto destro e cliccare su “Mostra elenco campi”;
• La formattazione delle tabella deve essere fatta esclusivamente cliccando sulla casella che rientra in uno delle aree possibili (Righe, Colonne, Valori), tasto destro e “Impostazioni campo valore” cliccando poi su “Formato numero”;
• In valori si deve posizionare tutto quello che deve subire un calcolo indipendentemente dall’operazione. Se si vuole modificare il calcolo che in automatico viene svolto dalla tabella si clicca sempre su “Impostazioni campo valore” (tasto destro);
• Un errore nella tabella Pivot deve essere ricercato nella tabella di partenza;
• Per rendere la tabella più leggibile può essere conveniente spostare da righe a colonne alcuni Campi valori.